O Microsoft Outlook é um programa de e-mail muito popular que diversas pessoas e empresas utilizam. De fato, o Outlook é super poderoso e capaz de gerenciar diversas contas de e-mail, calendários, listas de contatos e listas de tarefas. Portanto, use estas dicas e truques para tornar suas tarefas de email no Outlook mais eficientes e produtivas.

As informações neste artigo se aplicam ao Outlook 2019, 2016, 2013, 2010; Outlook para Microsoft 365, Outlook para Mac e Outlook Online.

01 – Configurar uma resposta automática fora do escritório

Enquanto você estiver longe do computador, o Microsoft Outlook 365 pode responder automaticamente a e-mails recebidos com uma mensagem informando aos remetentes quando você poderá responder individualmente.

02 – Crie uma assinatura de e-mail no Outlook

Configure um pequeno texto contendo informações de contato essenciais, um slogan ou talvez um anúncio ou citação e insira essas informações em todos os e-mails enviados do Outlook. Portanto, se você usa várias contas de e-mail com o Outlook, crie várias assinaturas de e-mail.

03 – Inserir um gráfico ou animação em sua assinatura de e-mail do Outlook

Crie uma assinatura anexada aos seus e-mails enviados no Outlook e torne-a uma experiência mais rica adicionando gráficos, animações e logotipos.

04 – Envie um e-mail para destinatários não divulgados

Se você quiser enviar um e-mail para um grupo de pessoas, mas manter seus endereços de e-mail ocultos, envie-o para “Destinatários não divulgados” no Microsoft Outlook 365.

05 – Impedir que o Outlook envie anexos Winmail.dat

Winmail.dat é um formato proprietário do Windows para anexos que aproveita a codificação genérica do arquivo .dat . Além disso, se o seu programa Microsoft Outlook 365 enviar anexos como Winmail.dat, isso pode confundir e preocupar os destinatários. Enfim, configure o Outlook para garantir que ele não envie anexos winmail.dat para destinatários de email.

06 – Inserir uma imagem embutida em um e-mail

Você pode incluir suas fotos, esboços ou outras imagens no corpo de suas mensagens de e-mail em vez de como anexos. Antes de mais nada, esses gráficos são chamados de imagens em linha e são exibidos automaticamente no corpo de uma mensagem de e-mail.

07 – Acesse seu e-mail Outlook.com ou Hotmail

Use o Microsoft Outlook 365 para buscar e enviar mensagens de e-mail através de sua conta do Hotmail ou Outlook.com facilmente e com todo o poder e flexibilidade de um cliente de e-mail de desktop.

08 – Alterar a fonte e o tamanho padrão do e-mail

A fonte que o Outlook usa quando você redige uma mensagem ou lê um e-mail é muito larga, alta, pequena, grande ou azul? Portanto, você vai poder especificar a fonte, o estilo e a cor precisos a serem usados ​​por padrão para emails no Microsoft Outlook 365.

09 – Aumente o tamanho da fonte ao ler emails no Outlook

A fonte pequena usada em e-mails é muito difícil para você ler? Em seguida, aumente o tamanho do texto em suas mensagens de e-mail no Outlook.

10 – Adicionar uma imagem de fundo a uma mensagem

Primeiramente, dê aos seus e-mails um plano de fundo colorido e original no Microsoft Outlook 365. Mas lembre-se: alguns destinatários podem não ver esse plano de fundo se o programa de e-mail estiver configurado para não baixar ou exibir imagens ou design especiais da Internet.

11 – Adicionar destinatários de cópia oculta (Cco)

As cópias ocultas são usadas para enviar cópias da mensagem para vários destinatários sem revelar alguns desses destinatários. Em virtude de manter segredo, essa técnica permite enviar e-mails para vários destinatários sem mostrar seus nomes ou endereços de e-mail para todos os outros para os quais a mensagem é enviada.

12 – Sincronize os calendários do Google e do iPhone com o Outlook

Integre seu calendário do Google ou iPhone com suas informações do Microsoft Outlook 365. Portanto, configure-os para sincronizar com o calendário do Outlook para que todos os seus dispositivos mostrem os mesmos eventos e compromissos.

13 – Configurar uma lista de distribuição no Microsoft Outlook 365

Crie suas próprias listas de e-mail no Microsoft Outlook 365 e envie mensagens facilmente para grupos de pessoas. Sem dúvidas, uma lista faça você mesmo funciona muito bem para usuários domésticos que não têm acesso a uma lista de distribuição corporativa.

14 – Faça backup ou copie seu email, contatos e outros dados do Outlook

Se o seu e-mail, contatos e calendários estiverem no Microsoft Outlook 365, crie um backup dessas informações para garantir que você não as perca se o seu disco rígido travar ou o Outlook parar de funcionar. Portanto, crie cópias de backup de seus arquivos de .pst pastas pessoais (pastas pessoais) — os arquivos onde essas informações são salvas. Com certeza, criar um backup é tão fácil quanto copiar o arquivo para um segundo local.

15- Definir a conta padrão no Microsoft Outlook 365

Quando você inicia uma nova mensagem no Outlook, a conta padrão é aquela que determina automaticamente as configurações — a assinatura e o endereço de e-mail de envio, por exemplo — serão usadas. De fato, defina a conta padrão quando tiver mais de uma conta conectada ao Outlook.

16 – Definir o formato de mensagem padrão

Você não precisa escolher seu formato de mensagem favorito sempre que criar uma nova mensagem. Torne suas configurações favoritas padrão no Outlook.

17 – Cc automaticamente: todos os e-mails enviados

Se você tiver uma conta de email que usa para fazer backup de suas mensagens ou se precisar copiar alguém em todas as mensagens enviadas, o Microsoft Outlook 365 pode enviar automaticamente uma cópia carbono de todas as mensagens que você redigir para outro endereço de email.

18 – Aumente o limite de tamanho de anexo do Outlook

Se você enviar uma mensagem com um anexo e o Outlook não permitir que você o envie porque o anexo excede algum limite, ajuste o limite de tamanho do anexo do Outlook. Enfim, defina o limite para corresponder ao do seu servidor de e-mail para que os e-mails não retornem como não entregues. Fazer essa alteração também ajuda a evitar erros desnecessários do Microsoft Outlook 365.

19 – Exporte seus contatos do Outlook para um arquivo CSV

Mantenha seus contatos mesmo se você deixar o Outlook para trás. Se você salvar seus contatos do Outlook como um arquivo CSV, poderá importá-los facilmente para outro lugar.

20 – Importar contatos do Excel ou de um arquivo CSV para o Microsoft Outlook 365

Leva apenas algumas etapas para importar contatos para o Outlook. Então você pode usar esses contatos para construir a base para uma lista de discussão, por exemplo. O Outlook oferece suporte a importações se o arquivo subjacente for um tipo compatível, como um documento CSV.

21 – Configurar uma pasta All Mail

Os recursos de pesquisa do Microsoft Outlook 365k facilitam a localização de uma mensagem quando você precisa dela. Portanto, criar uma pasta Todos os e-mails para todas as suas mensagens facilita ainda mais — é uma ótima maneira de criar uma caixa de entrada unificada no Outlook.

22 – Agendar e-mails no Outlook

Diga ao Microsoft Outlook 365 para entregar uma mensagem em ou após uma determinada data. Além disso, o envio atrasado é ótimo para lembretes, desejos de aniversário e itens semelhantes que você planeja hoje, mas não enviará até uma data futura.

23 – Veja a fonte completa da mensagem

Faça com que o Outlook retenha a origem da mensagem original ao recuperar e-mails da Internet. Isto é, os cabeçalhos completos são úteis ao solucionar um problema ou se você precisar provar algum fato sobre o recebimento de uma mensagem.

24 – Editar uma mensagem recebida no Outlook

O Outlook facilita a edição de e-mails recebidos. No entanto, use esta técnica para ajustar linhas de assunto e outras informações importantes.

25 – Encaminhar um e-mail como anexo

Encaminhe o e-mail completo e no estado em que você o recebeu como um anexo EML no Outlook. Nesse sentido, isso preserva todos os metadados da mensagem original, o que é útil principalmente na solução de problemas ou em contextos legais.

26 – Destinatários de e-mail separados com vírgulas

Use vírgulas para separar vários destinatários de e-mail em uma mensagem. Por padrão, o Outlook usa ponto e vírgula, mas você pode alterar o divisor para vírgulas, se desejar.

27 – Encontre rapidamente todos os e-mails de um remetente específico

A menos que você tenha excluído permanentemente uma mensagem, o Outlook retém todas as mensagens de um determinado remetente em uma pasta. Portanto, use esse recurso para localizá-los rapidamente para referência.

28 – Excluir um endereço da lista de preenchimento automático do Outlook

Se o Microsoft Outlook 365 se lembrar de um endereço de e-mail que você digitou incorretamente ou se quiser se livrar de um nome desatualizado, limpe as entradas indesejadas da lista de preenchimento automático que aparece quando você digita um endereço de e-mail no campo Para.

Conclusão

Neste artigo você conferiu as melhores funções do Microsoft Outlook 365!

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