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O e-mail é a forma de comunicação mais usada até hoje na internet. Formulários, cadastros, listas de e-mail. Tudo isso é agregado em caixas de mensagens disponíveis para nós. Mas quando se trata de um email corporativo? O que ele é? Existem vantagens? Vamos explorar esse assunto hoje!
O que é um email?
E-mail nada mais é do que um correio eletrônico. Uma das primeiras formas de comunicação que surgiu na internet e se consolidou como um meio de comunicação e de trabalho.
Existem diversas formas de você se comunicar usando um e-mail. Você pode transmitir mensagens para listas de amigos, sem ter que digitar a mesma mensagem várias vezes. Além disso, você também pode utilizar seu e-mail para se cadastrar em sites, lojas e newsletters de seu interesse. O e-mail também possibilita o envio de arquivos e links, a maioria dos provedores gratuitos de e-mail permite que você envie uma boa quantidade de arquivos, antes de estourar a memória disponível pelo provedor.
O que é um cliente de email?
Um cliente, ou provedor de e-mail, é a empresa responsável por fornecer esse serviço para você. O provedor de e-mail tem um servidor dedicado onde armazena todas as mensagens que você enviou e recebeu. Esse serviço, na maioria das vezes, é gratuito, logo oferece algumas limitações. Uma das principais limitações impostas é a de que o seu endereço de e-mail deve carregar junto a URL do fornecedor. Por exemplo, uma pessoa que possui a conta da Google e usa o e-mail provido por essa empresa vai ter o seu e-mail da seguinte forma: meu_email@gmail.com. Isso não é regra apenas para a Google, contas da Microsoft e Apple seguem o mesmo padrão.
O que é um email corporativo?
Vamos usar um exemplo prático. Você tem uma empresa que está em constante crescimento, um crescimento quase exponencial. Conforme você vai contratando novas pessoas você decide que elas podem usar a conta pessoal de e-mail delas para se comunicar dentro e fora da empresa. Caso você faça isso é bem provável que o profissional de Tecnologia da Informação que você contratou tome um baita susto.
Gerenciar todo esse volume de informações, manter registros de conversas para fins judiciais, limitar a transferência de arquivos indevidos localmente, tudo isso vai ser uma tremenda dor de cabeça caso você opte por usar serviços de e-mail gratuitos.
Agora, se você decidiu optar por um provedor de e-mail pago, de forma que seja possível a criação de diversas contas de e-mail no nível corporativo, as coisas vão mudar, e muito. A primeira delas é que a sua marca estará estampada na URL do seu e-mail, e dos seus funcionários. Cada vez que seja enviada ou recebida uma mensagem, a assinatura estará lá, sendo evidenciada para clientes e outros tipos de contatos empresariais. Isso deve fazer parte da sua estratégia de marketing!
Vantagens de um Email Corporativo
Segurança
Segurança da informação é a palavra chave dos últimos tempos. Contratar um provedor de e-mail pago é uma das maneiras de proteger os seus dados e os dados da sua empresa. O fato de você ter um e-mail corporativo vai fazer com que ele seja usado apenas para fins de comunicação interna e externa, à sua empresa. Vamos usar o exemplo do Yahoo, a conta fornecida por esse provedor não é apenas de e-mail, e sim para diversas outras finalidades que podem ter brechas de seguranças e vazamento de informações.
Outro fator que pesa muito durante a escolha de um provedor gratuito e um pago é a possibilidade de recuperação de informações. A maioria dos planos pagos oferecem a possibilidade de fazer backup das suas mensagens, ou seja, caso alguém na sua empresa acidentalmente tenha apagado todas as mensagens da sua caixa de e-mail é possível recuperar tudo entrando em contato com o suporte do seu provedor!
Além disso, os provedores pagos oferecem um registro das mensagens, com data específica e horário em que a mensagem foi enviada e recebida, com confirmação de leitura. Isso é muito importante pois pode ser usado para fins judiciais, caso algum imprevisto ocorra com a sua empresa.
Gerenciamento e Monitoramento de Dados
Como foi dito anteriormente, o backup é um grande salvador caso algum imprevisto ocorra. Mas além disso, escolher um e-mail corporativo é escolher a capacidade de armazenar mais mensagens ao longo do tempo, além de ter a possibilidade de enviar mais arquivos em mensagens individuais. Quase todos os provedores gratuitos determinam um limite na capacidade de armazenamento de dados, todos devem estar atentos quanto a isso, pois algumas mensagens antigas podem ser apagadas sem aviso prévio, para liberar mais espaço na caixa de e-mail.
Outro fator determinante é o monitoramento de mensagens maliciosas e de spam. Alguns provedores gratuitos ainda deixam passar algumas dessas mensagens e podem até mesmo vazar seu e-mail para listas maliciosas. Caso um usuário leigo se encontre nessa situação ele pode ter suas informações comprometidas e até mesmo vendidas!
Maior Agilidade na Comunicação e Produtividade Alavancada
Caso você decida optar pelo email corporativo, saiba que isso pode ser um fator determinante para você mudar a sua abordagem empresarial e fazer com que a produção do seu negócio ou empresa aumente exponencialmente. Contratando esse serviço pago você vai manter o fluxo de mensagens sobre o seu controle, e fazendo isso é possível testar novas estratégias de negócio e avaliar como o mercado está respondendo às suas alterações, além de ter um feedback dos seus próprios funcionários.
Ter todas as contas dos funcionários em um servidor faz com que a agilidade aumente. É muito mais fácil enviar e receber arquivos assim como criar grupos e disseminar mensagens.
Além disso tudo, a quantidade de ruídos e distrações será reduzida de maneira gigantesca. Imagine que os seus funcionários, e até mesmo você, continue usando o email pessoal no âmbito profissional/empresarial. Quanto tempo seria perdido respondendo mensagens pessoais e mandando arquivos para o lixo porque o espaço está muito cheio? Escolher um email corporativo é escolher a seriedade e agilidade, principalmente dentro da empresa.
Uma boa Imagem para seus Clientes e Sócios
Algumas pesquisas demonstram que usuários de sites, principalmente clientes de lojas online, se sentem mais seguros quando efetuam compras, ou fazem contato com o suporte, em lojas online que possuem um e-mail corporativo. Os clientes afirmam que passa uma maior segurança e profissionalismo.
Isso foi dito por usuários que são extremamentes leigos em tecnologia. Por mais que um provedor pago ofereça inúmeras vantagens, principalmente na área de segurança da informação, os clientes mais leigos não sabem disso. O que eles afirmam é que por ter o nome da empresa, e não um endereço de email genérico, a segurança passada pela loja virtual é maior.
Adotar isso é uma boa estratégia de marketing, tanto para clientes quanto para sócios. Um sócio seu, que use um email corporativo, vai gostar de ver que você também é cliente de um provedor pago. Ele vai saber que você opta pelo profissionalismo e segurança dentro da sua empresa.
Conclusão
Todo e qualquer dono de um negócio online deve aderir ao e-mail corporativo. Esse tipo de serviço é essencial para o funcionamento de uma empresa, todos os funcionários conseguem se comunicar com maior agilidade e precisão, evitando ruídos na comunicação interna. Já os benefícios da comunicação externa vem conforme os clientes começam a enviar e receber e-mails.
Porém, é de suma importância a escolha de uma empresa qualificada e bem conceituada para que você possa fazer a hospedagem do seu domínio e a configuração do seu plano de email empresarial. A i7 Host atua no mercado de forma transparente, prezando pela segurança de nossos clientes e trazendo todo o suporte que uma empresa precisa para fazer o gerenciamento de sua rede de e-mails.
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