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Comunicação sempre foi a chave para o crescimento e desenvolvimento da humanidade. Enviar e receber informações é essencial para todos nós. Boa parte da população, assim como a maioria dos setores econômicos, é regida e influenciada pelas informações no nosso dia a dia.
Ao longo dos anos esses processos e meios de comunicação passaram a evoluir, advento da constante evolução da tecnologia e dos sistemas de informação. Passamos a nos comunicar de forma síncrona e assíncrona com pessoas do mundo inteiro através do mesmo aparelho: o computador.
Um dos meios de comunicação mais usados no mundo todo é o e-mail. O e-mail, sigla que significa “eletronic-mail” é uma forma de comunicação assíncrona, constituída por mensagens que podem ser enviadas para pessoas que utilizam o mesmo sistema, ou seja, temos um destinatário e um remetente.
O e-mail surgiu antes mesmo da internet, ele foi criado por Ray Tomlinson nos anos 70, usando a ARPANET. Naquela época computadores conectados na mesma rede, usando o mesmo servidor, podiam enviar e-mails entre usuários da empresa. Isso fez com que todos os processos burocráticos ficassem mais ágeis, sem perder precisão de informações.
Uma curiosidade sobre esse período é que o “@” dos e-mails significa “at” , que serve para identificar onde está o usuário que enviou aquela mensagem. Após o @ de cada e-mail está o domínio do servidor de onde aquela conta pertence.
Essa tecnologia se difundiu e ao longo dos anos passou a se homogeneizar nos processos da maioria das empresas do mundo todo. E-mails gratuitos passaram a surgir e usuários padrão em todo mundo usam esse tipo de funcionalidade.
A questão é, caso você queira trabalhar com seu e-mail, usar ele para uma estratégia diferente na internet, é importante contratar um e-mail profissional?
Vamos responder essa pergunta neste artigo!
E-mail Profissional
O que é um e-mail?
O e-mail, como já citamos anteriormente, é uma forma de comunicação eletrônica que funciona através da internet, sendo ela baseada no sistema de envio e recebimento de cartas utilizado pelos correios.
Nesse tipo de comunicação existe um remetente e um destinatário. Ambos têm um endereço de e-mail. Esse endereço geralmente é constituído pelo nome de usuário que a pessoa escolheu, o arroba e, por fim, o domínio onde a conta de e-mail está hospedada. O domínio representa o endereço do servidor em que os e-mails e dados estão armazenados.
Qual a diferença entre um e-mail gratuito e um e-mail profissional?
O e-mail gratuito é fornecido por diversas empresas que estão na internet sem fazer com que o usuário gaste dinheiro com isso. O primeiro e-mail gratuito do mundo foi criado pelo indiano Sabeer Bhatia, que logo mais foi comprado pela Microsoft, e assim surgiu o hotmail. Esse tipo de e-mail foi criado para difundir o uso da ferramenta. Para que usuários leigos conseguissem se comunicar entre si sem ter a necessidade de contratar domínios e ter que pagar para utilizar essa plataforma.
Ao longo do tempo várias outras empresas passaram a fornecer contas gratuitas. Cada uma delas com uma particularidade para ganhar mais clientes e fazer com que a plataforma cresça.
Já o e-mail profissional é pago. Ele exige que você faça o registro de um domínio na web e contrate uma hospedagem para manter seus e-mails armazenados em um servidor. Para elucidar melhor a situação vamos usar um exemplo prático.
Duas empresas decidem criar um sistema de comunicação para seus clientes, esse sistema tem como objetivo usar o e-mail. A empresa A decide contratar um serviço de hospedagem para armazenar seus e-mails. Ela faz um registro de domínio e cria diversos e-mails para se comunicar com seus clientes. O domínio escolhido foi o empresaA.com, portanto, uma das contas registradas no e-mail da empresa foi: suporte@empresaA.com.
Já a empresa B decide usar um provedor de e-mail gratuito, um dos provedores mais famosos hoje em dia é o @gmail.com da Google. Nesse caso, cada vez que uma conta for criada vai ser um processo diferente. Essas contas não tem o domínio da empresa em seus e-mails e isso prejudica a imagem da empresa. Além de que a estratégia de comunicação por e-mail pode falhar devido a esse fato, os diversos e-mails criados gratuitamente podem ir todos para blacklist.
Quais as vantagens do e-mail profissional?
Produtividade
Os e-mails profissionais têm uma grande vantagem em questão de aumentar a produtividade da sua empresa. Quando você contrata um serviço de e-mail profissional é possível que um administrador crie e mantenha várias contas de e-mail. Essas contas tem uma caixa de mensagens e elas não são usadas para questões pessoais ou de lazer, apenas profissionais.
Utilizar e-mails pessoais em ambiente de trabalho trava muito o fluxo do dia-a-dia e acaba trazendo uma produtividade menor. Estudos comprovam que os profissionais de TI acabam gastando mais de 4 horas por dia lendo e respondendo e-mails. Se esse tipo de função for otimizada a produtividade aumentará.
Segurança e Armazenamento
Contratando um serviço de hospedagem a segurança da sua empresa e das informações relacionadas a ela vai aumentar muito. Diversas empresas podem receber golpes por e-mail, sejam eles simples golpistas ou até mesmo hackers enviando malwares para os computadores dos seus funcionários. Utilizar um e-mail profissional significa diminuir esse tipo de situação cada vez mais.
Além disso, caso alguém apague todos os e-mails da sua caixa de entrada, é possível recuperar essas informações devido ao backup que existe no servidor que hospeda o seu e-mail. O nível de armazenamento depende do plano, mas todos eles podem ser customizados para servir o objetivo da sua empresa. Além de manter todos os backups e os logs. Os logs são cópias de mensagens que podem ser usadas em processos legais, caso seja necessário.
Os e-mails gratuitos oferecem um tipo de armazenamento muito limitado. Sendo que alguns deles podem apagar suas mensagens mais velhas caso você não acesse elas por muito tempo. A maioria deles também não oferece backup e recuperação de logs.
Credibilidade e Divulgação
O e-mail profissional passa uma credibilidade maior para os seus clientes devido ao domínio que ele está registrado. Algumas contas de e-mail acabam barrando as mensagens enviadas por empresas que usam contas gratuitas, elas acabam virando spam e nem chegam aos seus destinatários. Usar provedores de e-mail gratuitos para tratar de negócios profissionais, algumas vezes sigilosos, acaba prejudicando a imagem da sua empresa.
Além disso, usar o e-mail profissional pode ajudar a divulgar sua empresa. A todo momento que você usa o e-mail com o seu domínio é criado, ou aumentado, o valor da sua marca com os clientes.
Marketing
Diversas estratégias de marketing dependem do e-mail para funcionar. Caso você use um provedor pago e tenha um e-mail profissional é possível armazenar listas de e-mails dos seus clientes e disparar essas mensagens em massa. Também é possível criar mensagens personalizadas para diversos tipos distintos de clientes, fazendo com que o canal de comunicação entre cliente e empresa fique cada vez mais forte, produzindo resultados e conquistando novos clientes.
Os custos de estratégias de marketing que usam o e-mail geralmente são baixos e produzem muitos resultados. Esses são fáceis de ser medidos para a manutenção ou adoção de outras estratégias de marketing. Caso você queira saber mais sobre o e-mail marketing leia um de nossos artigos: E-mail Marketing: como funciona? Dicas e melhores práticas.
Sem anúncios
E-mails profissionais não acabam recebendo anúncios. Caso você tenha um e-mail gratuito já deve ter recebido algumas mensagens de empresas que você nem mesmo conhecia ou forneceu seu endereço de e-mail. Alguns desses e-mails podem ser considerados spam e irem enchendo a sua caixa de mensagem até esgotar o seu armazenamento.
A solução para esse tipo de problema é contratar uma hospedagem e criar seu e-mail corporativo. A partir disso você pode personalizar a sua caixa de mensagens para deixar ela mais otimizada o possível, deletando qualquer tipo de mensagem indevida ou maliciosa automaticamente.
Conclusão
Aderir o e-mail profissional é a melhor opção para qualquer empresa que esteja investindo em estratégias de marketing e queira melhorar a imagem e produção da sua empresa. Do lado de fora as pessoas vão passar a ver a sua empresa com mais seriedade e a maioria delas vai querer comprar seus produtos ou contratar os seus serviços. O e-mail profissional é a chave para uma comunicação de sucesso!
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